Công cụ quản lý thời gian và tăng năng suất làm việc

Để giúp các cá nhân và doanh nghiệp quản lý thời gian và gia tăng năng suất công việc, hôm nay Topit xin gửi đến bạn đọc một ứng dụng mới là Time Doctor, công cụ chuyên nghiệp này sẽ giúp bạn quản lý, kiểm soát đội nhóm một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Time Doctor là giải pháp để giám sát một nhóm từ xa. Với công cụ này, bạn có thể ghi lại mức độ sử dụng Internet của người dùng và cung cấp báo cáo các website đã truy cập cũng như danh sách ứng dụng sử dụng.

Đồng thời, chương trình này còn chụp ảnh màn hình sau mỗi ba phút như một cách để đảm bảo nhân viên của mình đang làm việc hiệu quả. Những tính năng này sẽ giúp quản lý nhóm kiểm soát đội của mình một cách dễ dàng.


Một số tính năng chính của Time Doctor

Theo dõi thời gian:

Khi người dùng theo dõi thời gian một cách chính xác khi làm việc thì việc tăng năng suất lao động là điều hoàn toàn có thể.

Time Doctor không chỉ theo dõi tổng thời gian từng người sử dụng khi làm việc nhóm, mà còn theo dấu lượng thời gian cụ thể cho mỗi công việc.

Dữ liệu của Time Doctor được tính chính xác đến từng giây, vì thế, bạn có thể tính toán chi phí cho khách hàng một cách chính xác, đồng thời trả công người dùng theo thời gian lao động.

Tránh xao nhãng khi làm việc

Dù bạn là một nhân viên cần mẫn thế nào đi chăng nữa thì vẫn không thể tránh được sẽ vẫn có lúc bị xao nhãng, làm giảm năng suất lao động và hiệu quả công việc.

Time Doctor theo dõi hoạt động của người dùng trong thời gian làm việc. Qua đó, công cụ này sẽ thông báo cho người dùng khi thời gian sử dụng Facebook, YouTube hoặc các trang web khác vượt quá thời gian cho phép.

Vì thế, bất cứ khi nào bạn có dấu hiệu xao nhãng trong công việc, Time Doctor sẽ cung cấp cho bạn một lực đẩy để quay trở lại với công việc của mình.

Giám sát website và ứng dụng

Time Doctor sẽ cung cấp cho người dùng một cái nhìn chuyên sâu về cách sử dụng thời gian của mình, qua đó, họ sẽ nhận ra được điểm hạn chế của mình và tìm cách cải thiện.

Cụ thể, chương trình này sẽ ghi lại mức độ sử dụng ứng dụng và Internet cho tất cả người dùng trong thời gian làm việc. Quản lý nhóm sẽ nhận được báo cáo hàng tuần bao gồm thời gian sử dụng email, thời gian chat và danh sách website và ứng dụng dùng trong giờ. Đồng thời, từng người dùng trong nhóm cũng sẽ nhận được báo cáo tương tự trong đó thống kê mức độ sử dụng thời gian của chính họ.

Báo cáo này sẽ giúp phát hiện các vấn đề về năng suất lao động. Lấy ví dụ, nếu bạn là một lập trình viên nhưng chỉ dành 10% thời gian của mình để lập trình, với báo cáo này, bạn có thể theo dõi được mục đích sử dụng thời gian của mình và điều chỉnh lại sao cho hiệu quả công việc cũng như năng suất lao động đều tăng.

Tích hợp với các công cụ khác

Time Doctor là một công cụ quản lý công việc một cách hiệu quả, tuy nhiên, khi tích hợp với phần mềm khác. Ví dụ, khi kết hợp với một số phần mềm quản lý phổ biến trên thị trường hiện nay như Google Apps, Basecamp và JIRA. Với tính năng này, kể cả khi sử dụng các phần mềm khác, bạn vẫn có thể theo dõi việc sử dụng thời gian với Time Doctor.


Quay video màn hình

Time Doctor cho phép chụp ảnh màn hình máy tính. Tính năng này khá hữu ích khi bạn thường xuyên làm việc nhóm qua mạng và chỉ có thể kiểm soát nhân viên của mình từ xa. Đồng thời, nếu công ty của bạn chuyên về lĩnh vực thiết kế thì tính năng chụp ảnh màn hình trở nên rất tiện dụng.

Bạn có thể chọn tắt hoặc mở tính năng này. Người dùng có thể xóa ảnh chụp màn hình nếu liên quan quá nhiều đến vấn đề riêng tư, tuy nhiên, khi xóa thì thời gian chụp lúc ảnh sẽ không được tính là thời gian làm việc.

Các công cụ xuất báo cáo

Các báo cáo của Time Doctor cho phép bạn xem chi tiết cụ thể cũng như chi tiết tổng quát về cách sử dụng thời gian.

- Báo cáo về lượng thời gian sử dụng không hiệu quả: đây chính là thời gian mà bạn dùng để truy cập Facebook, YouTube...

- Báo cáo đi muộn và nghỉ làm: trong báo cáo này, người dùng sẽ xem được ai đi muộn hoặc nghỉ làm hôm đó, thậm chí cả danh sách những người làm ở nhà hôm đó.

- Báo cáo sử dụng ứng dụng và website: lượng thời gian dùng ứng dụng và truy cập website này được hiển thị cụ thể trong báo cáo này.

- Báo cáo danh sách công việc: lượng thời gian sử dụng để hoàn thành mỗi nhiệm vụ đều được ghi lại chính xác đến từng giây trong báo cáo này.

Cấu hình linh hoạt

Vì bố cục tổ chức và sắp xếp công việc trong mỗi công ty là khác nhau, vì thể Time Doctor cho phép tùy chỉnh một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi công ty.

Thiết lập người dùng và thiết lập nhóm

- Chỉnh sửa/thiết lập thời gian yêu cầu dành cho mỗi đội (thời gian bắt đầu và kết thúc).

- Chỉnh sửa/thiết lập thời gian làm việc tối thiểu mỗi ngày.

- Tạo hoặc điều chỉnh các dự án hoặc khách hàng.

- Tạo hoặc điều chỉnh tài khoản người dùng.

- Cấp độ tài khoản (người dùng thông thường, quản lý, admin).

- Tùy chọn chụp màn hình.

- Theo dõi máy tính.

- Trạng thái tài khoản (kích hoạt/khóa).

- Điều chỉnh chi tiết (tên, email, mật khẩu...).

- Thiết lập mỗi quan hệ giữa những người dùng (ai quản lý ai).

- Xóa tên người dùng.

- Kiểm soát tính năng nhắc việc và cửa sổ popup.

Thiết lập công ty hoặc tài khoản

- Chỉnh sửa/thiết lập múi giờ của công ty.

- Chỉnh sửa hoặc thiết lập tên công ty.

- Chỉnh sửa/thiết lập subdomain của công ty.

- Chỉnh sửa/thiết lập khoảng thời gian giữa những lần chụp ảnh màn hình.

- Cho phép/khóa tính năng xóa ảnh chụp màn hình.

- Đóng tài khoản

Thiết lập báo cáo email

- Nhận báo cáo hoạt động (theo ngày hoặc theo tuần) cho bản thân người thiết lập hoặc các thành viên khác trong nhóm.

- Nhận báo cáo thời gian sử dụng thiếu hiệu quả cho từng người.

- Nhận báo cáo đi muộn hoặc nghỉ làm cho từng người.

- Nhận báo cáo sử dụng thời gian cho từng người trong nhóm.

Bảo mật thông tin người dùng

Phần mềm này sử dụng các phương pháp mã hóa tiêu chuẩn thế giới trên server tiêu chuẩn thế giới để đảm bảo thông tin của công ty bạn được an toàn và giữ bí mật.

Biên tập : Phan Công